La DSN décryptée : le mode d’emploi pour remplir sereinement votre déclaration sociale nominative

C’est votre cas ? Pas de panique, remplir sa déclaration sociale nominative est bien plus simple qu’il n’y paraît. Il suffit juste d’avoir les bonnes infos. Et ça tombe bien, 2i Portage va justement vous expliquer étape par étape comment réaliser votre DSN sans stress.

La DSN, qu’est-ce que c’est ?

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un fichier envoyé tous les mois par l’employeur aux organismes de protection sociale. Elle contient de nombreuses informations sur les salariés.

Plus précisément, la DSN comprend :

• Les données d’identification des salariés : noms, prénoms, date de naissance, numéro de sécurité sociale, etc.
• Les informations sur le contrat de travail : date d’embauche, type de contrat (CDI, CDD, etc), temps de travail, statut cadre/non-cadre, conventions collectives, etc.
• Les éléments de rémunération : salaire brut, primes, avantages en nature, heures supplémentaires, etc.
• Les absences et arrêts de travail : congés, maladie, maternité, paternité, accident de travail, etc.
• Les fins de contrat : démission, licenciement, rupture conventionnelle, départ en retraite.
• La formation professionnelle suivie et le compte personnel de formation.
• L’intéressement et la participation aux bénéfices de l’entreprise.

La DSN remplace ainsi de nombreuses déclarations sociales qui existaient précédemment, dans une volonté de simplification administrative.

Elle permet de communiquer en une seule fois toutes les infos nécessaires aux organismes sociaux comme l’Urssaf, la Sécurité sociale, les caisses de retraite, Pôle Emploi, etc.

Pourquoi faire une DSN ?

La DSN est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé depuis 2017. Elle présente de nombreux avantages :

• Rationalisation des formalités sociales : la DSN remplace plus de 40 déclarations sociales existantes.
• Gain de temps : plus besoin de remplir multiples formulaires, tout est centralisé en un seul envoi mensuel.
• Fiabilité des données sociales : les données sont certifiées et contrôlées.
• Sécurisation des droits sociaux des salariés : identification unique et portabilité des droits.
• Réduction des coûts de gestion : moins de risques d’erreurs ou de contentieux.
• Confidentialité renforcée : le circuit de données est simplifié et mieux sécurisé.

Faire sa DSN est donc une obligation légale, mais aussi un moyen de simplifier et fiabiliser les relations avec l’administration sociale.

Qui doit faire une DSN ?

Toutes les entreprises du secteur privé employant des salariés sont obligées de remplir des DSN.

Sont donc concernés :

• Les TPE et PME
• Les grandes entreprises
• Les associations à but non lucratif
• Les particuliers employeurs
• Les entreprises de travail temporaire
• ou encore, les entreprises multi-établissements

Pour déterminer votre taux journalier moyen (TJM), prenez en compte :

• votre niveau d’expérience,
• vos compétences,
• vos coûts de subsistance,
• et, bien sûr, ce que le marché est prêt à payer.

Certains cas particuliers existent aussi dans le secteur public et pour les entreprises étrangères établies en France. En bref, dès lors que vous employez des travailleurs, vous devez la remplir. Comment ? C’est ce que nous allons voir tout de suite.

Comment remplir sa première DSN ?

La première déclaration sociale nominative est toujours la plus complexe à réaliser. Mais, pas de panique, avec la bonne méthodologie et en suivant scrupuleusement toutes les étapes, tout va bien se passer.

1. Collecter les données de vos salariés : Rassemblez pour chaque salarié ses informations personnelles (état civil, coordonnées, situation familiale), son contrat de travail et sa fiche de paie du mois.
2. Paramétrer les rubriques dans votre logiciel : Si vous utilisez un logiciel de paie, vérifiez qu’il est à jour et paramétrez les nombreuses rubriques de la DSN (type de contrat, cotisations, caisse de retraite, mutuelle, etc).
3. Saisir les données invariantes : Enregistrez pour chaque salarié les données stables le concernant : date de naissance, numéro de sécurité sociale, statut cadre/non-cadre, nombre d’enfants à charge, etc.
4. Renseigner les blocs de données mensuelles : Saisissez les éléments variables du mois : rémunération nette, cotisations patronales, nombre d’heures travaillées et supplémentaires, absences, primes éventuelles…
5. Vérifier attentivement votre déclaration : Avant transmission, vérifiez attentivement que toutes les données saisies sont correctes. Testez votre fichier sur le site de contrôle pour détecter les erreurs.
6. Transmettre votre DSN selon la méthode choisie : Une fois validée, envoyez votre DSN par l’intermédiaire qui vous convient avant la date limite.
7. Corriger si besoin après réception du CRM : Si des corrections sont demandées suite au compte-rendu métier, vous devrez faire une déclaration rectificative.

Comme vous pouvez le constater, il n’y a rien de très sorcier. La première déclaration peut cependant paraître assez impressionnante. N’hésitez donc pas à vous faire accompagner pour pour la remplir, l’important étant d’éviter toute erreur !

Une fois votre Déclaration Sociale Nominative remplie, il vous faudra la transmettre.

Comment transmettre sa DSN ?

Vous pouvez transmettre votre DSN de 3 façons :

1. Sur le site net-entreprises.fr

1. Rendez-vous sur www.net-entreprises.fr et identifiez-vous avec vos identifiants personnel.
2. Cliquez sur « Déclarer » puis sélectionnez « DSN » dans le menu.
3. Cliquez sur « Saisir une DSN » pour commencer votre déclaration.
4. Renseignez les informations demandées dans les différentes rubriques.
5. Une fois terminé, cliquez sur « Valider » pour vérifier votre déclaration.
6. Si tout est correct, cliquez sur « Signer et déposer » pour transmettre votre DSN.

2. Via votre logiciel de paie

1. Ouvrez votre logiciel de paie et vérifiez qu’il est à jour.
2. Renseignez toutes les données liées à la paie du mois.
3. Lancez l’option « Générer la DSN » dans le logiciel.
4. Vérifiez le fichier XML produit avant envoi.
5. Validez l’envoi automatique en ligne par votre logiciel selon l’échéance.

3. Par un tiers déclarant

1. Transmettez vos bulletins de salaire du mois à votre tiers déclarant.
2. Vérifiez avec lui les données saisies pour la DSN.
3. Une fois la DSN générée, demandez-lui de vous la communiquer pour contrôle.
4. Votre tiers déclarant se charge d’envoyer la DSN à votre place.

Et attention, transmettre une DSN n’a rien d’anodin, vous devez absolument respecter les délais impartis.

Quand transmettre sa DSN ?

La transmission de la DSN n’est pas une formalité à prendre à la légère car elle obéit à des délais spécifiques qui varient en fonction de la taille de l’entreprise.

Taille de l’entreprise	Date limite de dépôt
Plus de 50 salariés	Avant le 5 du mois à minuit
De 10 à 49 salariés	Avant le 15 du mois à minuit
Avant le 15 du mois à minuit	Avant le 15 du mois à minuit

Des échéances spécifiques existent par ailleurs pour :

• Les entreprises du bâtiment et des travaux publics : avant le 15 du mois.
• Les entreprises de travail temporaire : avant le 25 du mois.
• Les employeurs du régime agricole : avant le 20 du mois.

Enfin, la DSN doit être transmise dans les 5 jours ouvrés maximum pour certains événements comme un arrêt de travail. Et attention car le non-respect des dates limites entraîne des sanctions financières.

Quels sont les risques en cas de non-respect des obligations DSN ?

Le non-respect des règles entourant la DSN expose l’employeur à plusieurs types de sanctions juridiques et financières :

Type de risque	Conséquences
Sanctions financières	Amende de 50€ par salarié pour retard de dépôt – Amende jusqu’à 75€ par salarié pour absence de déclaration – Majoration des amendes en cas de récidive
Pénalités sur cotisations	– Redressements sur les cotisations dues – Majorations de 5% à 25% appliquées sur les cotisations
Perte des exonérations	– Perte des exonérations sur les cotisations patronales – Perte des réductions de charges comme sur les heures supplémentaires
Litiges et contentieux	– Indus de prestations sociales – Contentieux engagé par les salariés – Remboursement de sommes importantes

Comme vous pouvez le constater, la DSN n’est pas à prendre à la légère et un défaut de transmission pourrait vous coûter cher… Vous avez peur de vous tromper dans vos DSN ? Vous n’avez pas le temps de vous occuper de ces formalités ? Alors le portage salarial pourrait bien être la solution faite pour vous.

Le portage salarial, la solution pour ne plus avoir à gérer de DSN en embauchant des freelances

En tant qu’entreprise, externaliser ponctuellement certaines missions à des freelances présente de nombreux avantages en termes de flexibilité et de coûts. Cependant, cela implique aussi des contraintes administratives supplémentaires, notamment la réalisation d’une DSN même pour un freelance intervenant occasionnellement.

Heureusement, il existe une solution simple pour recruter des freelances sans avoir à gérer toutes ces formalités : le portage salarial via 2i Portage.

Avec 2i Portage, leader du portage salarial, plus besoin de :

• rédiger un contrat,
• gérer la paie,
• les congés,
• et surtout faire la DSN pour vos freelances.

Toutes ces tâches administratives sont directement prises en charge par 2i Portage.

Pour faire simple, en faisant appel à des freelances en portage salarial avec 2i Portage, vous bénéficiez de :

• Une simplification totale : aucune démarche administrative liée à l’emploi de vos freelances
• La garantie du respect de toutes les obligations légales et conventions collectives
• La possibilité de tester un freelance facilement avant un recrutement
• Un interlocuteur unique : 2i Portage gère tous les aspects contractuels et RH à votre place

Libérez-vous des contraintes administratives en employant vos freelances avec 2i Portage. Concentrez-vous sur votre cœur de métier et laissez 2i Portage s’occuper du reste !

La DSN : ce que vous devez retenir

Pour résumer, la DSN est une déclaration mensuelle obligatoire rassemblant les données sociales des salariés, avec des dates limites de dépôt selon la taille de l’entreprise, dont le non-respect entraîne des sanctions financières et juridiques.

• La DSN remplace toutes les déclarations sociales périodiques adressées aux organismes sociaux (URSSAF, Pôle emploi, caisses de retraite…).
• Elle doit être transmise mensuellement avant le 5, 15, 20 ou 25 du mois selon l’effectif salarié et le régime de l’entreprise.
• La DSN contient les données d’identification, les congés maladie, les éléments de contrat de travail et les informations liées à la paie du mois.
• Elle se fait directement en ligne, via le logiciel de paie ou par un tiers déclarant.
• Le non-respect des obligations expose à des sanctions financières et des redressements de cotisations.