Sous-traitance et externalisation : quelles sont les différences ?

Vous avez besoin de faire appel à un prestataire extérieur pour réaliser une opération au sein de votre entreprise ? Vous hésitez entre la sous-traitance et l’externalisation ? 2iPortage vous explique les différences entre ces 2 mécanismes afin de vous aider à choisir celui qui vous correspondra le mieux !

Qu’est-ce que la sous-traitance ?

La sous-traitance est une opération par laquelle une entreprise, appelée donneur d’ordre, confie à une autre entreprise, le sous-traitant, la réalisation d’une partie de sa production ou de services qu’elle ne peut effectuer en interne.

Il s’agit donc généralement d’une prestation ponctuelle encadrée par un contrat de sous-traitance qui définit précisément les obligations de chaque partie.

Les différents types de sous-traitance

On distingue deux principaux types de sous-traitance :

1. La sous-traitance de capacité : l’entreprise a les services compétents en interne mais pas suffisamment de ressources pour répondre à la demande. Elle fait appel à un sous-traitant pour absorber le surplus.
2. La sous-traitance de spécialité : le donneur d’ordre ne dispose pas des capacités techniques nécessaires et les confie à un spécialiste, comme c’est souvent le cas pour la maintenance industrielle par exemple.

Les avantages de la sous-traitance

Le recours à la sous-traitance est avantageux à bien des égards pour le donneur d’ordre qui peut ainsi :

• Accéder à un savoir-faire spécifique qu’il ne possède pas.
• Faire face à des pics d’activité sans recruter.
• Réduire ses coûts en profitant des économies d’échelle du sous-traitant.
• Gagner en flexibilité et en réactivité.
• S’assurer que la mission sera effectuée par un spécialiste du poste et qu’elle sera une réussite.

Les risques de la sous-traitance

Malgré ses avantages, la sous-traitance présente cependant quelques risques pour le donneur d’ordre qui s’expose à :

• Une perte de contrôle sur la qualité et les délais.
• Une dépendance vis-à-vis du prestataire.
• Des problématiques de confidentialité et de protection des données sensibles.
• Une difficulté à coordonner les équipes internes et externes.
• Un risque de commettre un délit de marchandage ou un prêt de main d’œuvre illicite si le contrat n’est pas bien encadré.

La relation avec le sous-traitant doit donc être strictement définie et réglementée en amont afin de limiter au maximum ces risques et s’assurer une collaboration dans les meilleures conditions possibles. C’est pourquoi la rédaction d’un contrat de sous-traitance détaillé et équilibré est indispensable.

Qu’est-ce que l’externalisation ?

L’externalisation, ou outsourcing en anglais, consiste à confier à un prestataire externe la gestion complète d’une fonction ou d’un processus de l’entreprise, sur une longue période. Il ne s’agit plus d’une simple mission ponctuelle, mais d’un véritable partenariat stratégique.

Les activités les plus externalisées

Plus engageant que la sous-traitance, ce type de contrat intervient notamment dans des secteurs techniques tels que :

• L’informatique (infogérance, hébergement, maintenance…).
• La logistique (stockage, transport, distribution…).
• La relation client (service client, centres d’appels…).
• La paie et la gestion RH.
• La comptabilité et la finance.

Les avantages de l’externalisation

Externaliser une fonction peut s’avérer particulièrement avantageux pour une entreprise qui peut ainsi :

• Se recentrer sur son cœur de métier.
• Assouplir son budget grâce à la variabilisation des coûts.
• Accéder à une expertise pointue.
• Faire reposer une partie des risques liés à la mission sur les épaules du prestataire.

Les risques de l’externalisation

Aussi avantageuse soit-elle pour les entreprises, l’externalisation comporte aussi des risques non négligeables et expose ces dernières à :

• Une perte de savoir-faire en interne.
• Une dépendance forte vis-à-vis du prestataire, coûts de changement élevés.
• Une perte de contrôle sur les processus externalisés.
• Des risques liés à la confidentialité et à la sécurité des données.
• Des difficultés de réversibilité en cas de problème.

Bien que stratégique, la décision d’externaliser ne doit donc pas être prise à la légère. Le prestataire choisi devra l’être avec le plus grand soin et votre relation avec ce dernier devra faire l’objet d’un contrat précis.

Externalisation vs. sous-traitance : Quelles sont les différences entre les 2 notions ?

Vous savez maintenant ce que sont respectivement l’externalisation et la sous-traitance. Il peut cependant être délicat de déterminer clairement les différences majeures entre ces 2 solutions.

2iPortage vous a donc préparé un petit tableau pour vous permettre d’y voir plus clair :

Critères	Sous-traitance	Externalisation
Durée	Ponctuelle, court terme	Long terme, partenariat durable
Périmètre	Tâches ou projets spécifiques	Fonction ou processus entier
Objectif principal	Flexibilité, gestion des pics d’activité	Recentrage sur le cœur de métier, optimisation des coûts
Relation contractuelle	Contrat de prestation de service	Contrat de partenariat, SLA (Service Level Agreement)
Ressources	Le prestataire utilise ses propres ressources	Transfert possible de ressources (humaines, matérielles)
Contrôle	Le donneur d’ordre conserve le contrôle	Délégation importante, perte de contrôle
Réversibilité	Facile, peu de dépendance	Difficile, forte dépendance
Exemples	Maintenance, dépannage, traduction…	Informatique, logistique, relation client…

Sous-traitance vs externalisation : comment choisir ?

Comme vous l’aurez constaté, la sous-traitance et l’externalisation sont deux leviers intéressants pour gagner en performance et en compétitivité, mais ils ne répondent pas aux mêmes besoins. Il vous faudra donc prendre plusieurs critères en compte pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.

Identifier vos besoins et objectifs

La première étape consiste à analyser votre besoin :

• S’agit-il d’un besoin ponctuel ou récurrent ?
• Est-ce une activité stratégique ou support ?
• Disposez-vous des compétences en interne ?
• Quels sont vos objectifs : réduction des coûts, gain de flexibilité, montée en expertise… ?

Cette analyse vous permettra d’y voir plus clair et d’identifier la solution la plus pertinente.

Peser le pour et le contre

Une fois votre besoin bien cadré, vous pouvez ensuite lister les avantages et inconvénients de chaque option en fonction de vos critères de décision (coût, qualité, délais, confidentialité, reversibilité…). Cela vous aidera à identifier la solution qui vous conviendra le mieux.

Choisir le bon partenaire

Que vous optiez pour la sous-traitance ou l’externalisation, le choix de votre prestataire est essentiel.

Vous devrez donc prendre le temps d’étudier plusieurs profils et de les mettre en concurrence afin de sélectionner un partenaire fiable, expert dans son domaine et aligné avec vos valeurs et votre culture d’entreprise.

Au-delà des compétences techniques, la qualité relationnelle est essentielle pour construire un partenariat durable et équilibré. Votre prestataire doit être à votre écoute, force de proposition et transparent.

La sous-traitance et l’externalisation sont deux approches distinctes mais complémentaires pour optimiser le fonctionnement de votre société. La première vous apportera de la flexibilité pour gérer les pics d’activité tandis que la seconde vous permettra de recentrer vos ressources sur vos activités principales.

En prenant le temps d’analyser finement vos besoins et de choisir le bon partenaire, vous pourrez tirer le meilleur de ces deux leviers.

Le portage salarial, la solution idéale pour sous-traiter ou externaliser

L’externalisation ou la sous-traitance sont 2 solutions particulièrement intéressantes pour une société qui fait face à un besoin spécifique. Elles comportent néanmoins quelques risques, parfois importants (délit de marchandage, prêt de main d’œuvre illicite…), et demandent une vigilance accrue sur certains aspects administratifs et juridiques entourant l’opération…

Vous souhaitez sous-traiter ou externaliser ? Vous ne voulez commettre aucune erreur et ne pas vous embêter avec la paperasse ? Le portage salarial pourrait alors bien être la solution idéale pour vous.

Avoir recours à une entreprise de portage salarial pour combler les besoins de votre entreprise vous permet en effet de vous faciliter la vie tout en sécurisant l’opération puisque cette dernière:

• Met à votre disposition des prestataires qualifiés.
• S’occupe de toute la gestion administrative et juridique de l’opération.
• Vous offre la garantie que la mission sous-traitée ou externalisée s’effectue dans un cadre juridique strict et entièrement sécurisé.

Mais pour bénéficier pleinement des avantages que le portage salarial a à vous offrir, il convient toutefois de choisir une entreprise de portage sérieuse… Heureusement, vous n’aurez pas à chercher bien loin puisque 2i Portage est là pour vous !

Titulaires du label PEPS et forts de plus de 15 ans d’expérience dans le domaine du portage salarial, nous vous mettons à votre disposition tout un panel de prestataires qualifiés, disponibles immédiatement et vous offrons toutes les garanties nécessaires pour mener à bien votre projet dans les meilleures conditions possibles. Alors, appelez-nous !